Biroul Proceduri și Guvernanță IT&C

Biroul Proceduri și Guvernanță IT&C este structura de specialitate care asigură reglementarea, coordonarea, controlul și îndrumarea activităților și acțiunilor în domeniul IT&C pentru definirea procedurilor IT&C interne ale DIRECȚIA IT&C și interdepartamentale la nivel UB care implică DIRECȚIA IT&C, definirea procedurilor specifice guvernanței IT&C (fluxuri informaționale specifice Direcției IT&C, audit IT&C, proceduri de securitate, proceduri GDPR aplicabile în sistemele IT&C împreună și sub coordonarea expertului DPO – Data Protection Officer al UB etc.), managementul proiectelor coordonate la nivelul DIRECȚIA IT&C, identificarea nevoilor de dezvoltare în zona IT&C la nivelul entităților din UB.

     Biroul Proceduri și Guvernanță IT&C are următoarele atribuții:
(1) participă la activitățile grupurilor de lucru/comisii, intra- și interinstituționale, constituite pentru diferite acțiuni/activități în domeniul de competență;
(2) asigură managementul programelor de dezvoltare și modernizare a sistemelor IT&C din UB prin:

• identificarea, fundamentarea și formularea propunerilor de programe și proiecte în domeniul IT&C la nivelul DIRECȚIA IT&C;
• identificarea, fundamentarea și formularea propunerilor de programe și proiecte interdisciplinare care au o componentă semnificativă IT&C sau a căror arie de manifestare este conexă domeniului IT&C;
• desfășurarea activităților specifice managementului de proiect pentru proiectele și contractele proprii ale DIRECȚIA IT&C, indiferent de sursa de finanțare, gestionate în cadrul DIRECȚIA IT&C;
• identificarea și realizarea planului riscurilor majore ce pot apărea pe parcursul derulării proiectelor gestionate în cadrul DIRECȚIA IT&C;
• identificarea riscurilor inerente asociate obiectivelor și activităților specifice DIRECȚIA IT&C și a măsurilor de diminuare a acestora;
• supravegherea în permanență a îndeplinirii de către contractant a obligațiilor asumate în conformitate cu contractul semnat;
• participarea la recepția bunurilor, serviciilor și lucrărilor menționate în facturile emise de contractanți și la activitatea de întocmire a documentației de recepție și preluare în inventar în cadrul DIRECȚIA IT&C;
• întocmirea și actualizare evidenței repartizării și utilizării bunurilor achiziționate, conform destinației și scopului prevăzute în program/contract din cadrul DIRECȚIA IT&C;
• verificarea și promovarea spre aprobare a listele cu mijloace IT&C propuse pentru casare, declasare și scoatere din funcțiune, pentru DIRECȚIA IT&C, potrivit competențelor de aprobare stabilite;
• gestionarea acordurilol-cadru/contractelor subsecvente, contractelor de furnizare/prestare bunuri și servicii din cadrul DIRECȚIA IT&C, indiferent de sursa de finanțare;
• furnizarea asistenței în vederea negocierii contractelor ce au componente IT&C, acolo unde este cazul, și formularea de recomandări privind elaborarea proiectelor de contract;
• întocmirea documentelor de raportare periodică privind stadiul implementării contractelor, a rapoartelor de monitorizare și evaluare a contractelor, conform procedurilor aprobate;
• schimbul de informații privind aspectele tehnice ale implementării proiectelor cu structurile implicate din autorități de contractare și plăți, organismele intermediare, respectiv autoritățile de management;
• asigură comunicarea cu DPO GDPR desemnat la nivel UB și pune în aplicare regulile specifice;
• publicitatea acțiunilor realizate de DIRECȚIA IT&C;
• evaluarea și monitorizarea stadiului îndeplinirii măsurilor asumate de DIRECȚIA IT&C, a obiectivelor din cadrul proiectelor planificate;
• participarea la acțiuni de prezentare, seminare, simpozioane, cursuri și altele asemenea organizate în țară și în afara țării de către operatori economici și/sau alte persoane juridice, la inițiativa acestora, cu aprobarea conducerii DIRECȚIA IT&C;
• elaborarea, promovarea și actualizarea periodică a procedurile specifice activității DIRECȚIA IT&C;
• raportarea periodică, lunar, trimestrial, semestrial, anual, și/sau la solicitarea directorului IT&C, a stadiului implementării sarcinilor, atribuțiilor de serviciu, analizelor și statisticilor solicitate.